۳ نوع گفت‌وگو که افراد با روابط عمومی بالا استفاده می‌کنند
برای تأثیرگذاری واقعی در ارتباطات، باید پیش از شروع هر گفت‌وگو مهم، آمادگی داشته باشید. مهارت در ریزلحظه‌هاست که رهبران تأثیرگذار را از بقیه متمایز می‌کند.
تحریریه حرف مرد: آیا لحظه‌ای را در خاطرات خود به خاطر دارید که یک فرد دقیقاً حرف نامناسبی را در زمان نامناسب می‌زند؟ این رفتار نه‌تنها ناخوشایند است، بلکه هزینه‌بر هم هست. همان‌طور که فیل ام. جونز، متخصص ارتباطات و نویسنده کتاب Exactly What to Say می‌گوید:
بدترین زمان برای فکر کردن به حرفی که می‌خواهید بزنید، همان لحظه‌ای است که در حال گفتن آن هستید.
این مسئله تنها به تمرین کلمات درست محدود نمی‌شود، بلکه به چیزی عمیق‌تر مربوط است: آماده شدن برای لحظات کلیدی. اخیراً با جونز درمورد آنچه برای تبدیل‌شدن به یک فرد با روابط عمومی بالا لازم است صحبت کردم. همه‌چیز از لحظاتی قبل از بازکردن دهان‌تان آغاز می‌شود.
همچنین بخوانید: چطور به روش نظامی دوش بگیریم؟
اکثر رهبران لحظۀ حساس را از دست می‌دهند
اغلب، رهبران فکر می‌کنند لحظات تأثیرگذار، جلسات عمومی یا ارائه‌های مشتری هستند. اما به گفته جونز، آنچه واقعاً بر زندگی افراد اثر می‌گذارد، «ریزلحظه‌ها» (Micro-Moments) است: گفت‌وگوهای ۶۰ تا ۹۰ ثانیه‌ای که در آن‌ها تصورات شکل می‌گیرد و اعتماد به‌دست می‌آید یا از بین می‌رود.
این لحظات معمولاً در دل موقعیت‌های بزرگ پنهان شده‌اند. مثلاً ارزیابی عملکرد مهم نیست، بلکه چگونگی شروع گفت‌وگو اهمیت دارد. همچنین تماس فروش به‌خودی‌خود تعیین‌کننده نیست، بلکه کنجکاوی اولین سؤال شما است که تفاوت ایجاد می‌کند.
سه نوع گفت‌وگوی حیاتی که باید در آن‌ها مهارت یابید
جونز برای ارتقای مهارت مکالمه، تمرکز بر سه نوع گفت‌وگو را توصیه می‌کند:
۱. گفت‌وگوهای شخصی
اینها مکالماتی هستند که روابط را تقویت می‌کنند: احوالپرسی‌ها، گفت‌وگوهای دشوار اما ارزشمند که دوستی‌ها را مستحکم نگه می‌دارند و ارتباطات مجدد.
۲. گفت‌وگوهای رهبری
شامل دادن بازخورد، همسوسازی دیدگاه‌ها، یا ترمیم اعتماد می‌شود. امروزه با کاهش تعاملات غیررسمی (مثل گفت‌وگوهای مسیر راهرو)، این مکالمات باید تعمداً اتفاق بیفتند.
۳. گفت‌وگوهای تجاری
لحظات پرچالش کسب‌وکار—مذاکرات، فروش، همکاری‌ها—که آمادگی پیش از آن‌ها موفقیت یا شکست را رقم می‌زند.
هرکدام از اینها به انرژی، زمان‌بندی و لحن متفاوتی نیاز دارند. اما نقطه مشترک همۀ اینها کجاست؟ پیش‌تمرین کنید، نه فقط پس‌تحلیل. مانند یک مربی فوتبال، قبل از بازی، استراتژی خود را برنامه‌ریزی کنید.
تقویت عضلۀ اجتماعی‌تان تسلط بر مکالمه را بیشتر می‌کند
این توصیه‌ها با موضوعی که من روی آن تحقیق می‌کنم—تحلیل عضله اجتماعی در محیط کار—کاملاً همخوانی دارد. با کاهش تعاملات حضوری، بسیاری از افراد توانایی شروع گفت‌وگوهای معنادار را از دست داده‌اند. گفت‌وگوهای خودجوش در راهروها یا حین صرف قهوه، به ندرت اتفاق می‌افتند.
نتیجه این پسرفت چیست؟ اگر مراسم و فضایی برای گفت‌وگوهای واقعی ایجاد نکنید، تأثیرگذاری خود را از دست می‌دهید. همان‌طور که جونز می‌گوید:
نمی‌توانید در اسلک(که یک برنامۀ مدیریت کارکنان است)، برای کسی بنویسید «میشه صحبت کنیم؟» و انتظار داشته باشید این روش کار کند!
باید «زمینه‌سازی» کنید—لحظه‌ای کنترل‌شده پیش از گفت‌وگوی اصلی. مثلاً ۱۰ دقیقه زمان استراحت قبل از یک جلسۀ بازخورد، یا یک گفت‌وگوی هفتگی ثابت (مثل مکالمه من با همسرم هر جمعه).
این ساختار امنیت ایجاد می‌کند و مانع از نادیده‌گرفتن مسائل مهم می‌شود. مانند گرم‌کردن قبل از ورزش—شما که نمی‌خواهید در میانه مکالمه، «ماهیچه کلامی» شما آسیب ببیند!
کسب آمادگی، شما را بهتر می‌کند
برخی با پیش‌تمرین مکالمات مهم مخالفند، چون نگرانند مصنوعی به نظر برسند. اما همان‌طور که جونز می‌گوید:
شما نمی‌توانید همزمان چیزی را هم اجرا کنید و هم ویرایش.
آمادگی، شرایط را برای حضورِ واقعی شما فراهم می‌کند.
این همان اصلی است که به سخنرانان و متخصصان آموزش می‌دهم: آنقدر تمرین کنید که از متن فاصله بگیرید و بداهه هم صحبت کنید. هدف، انعطاف‌ناپذیری نیست، بلکه این است که بهترین نسخه خود در لحظات کلیدی بکار بگیرید.
یک تغییر رفتاری برای امتحان کردن در همین هفته
سه گفت‌وگو انتخاب کنید: یک مورد شخصی، یک مورد رهبری، و یک مورد تجاری. سپس از خود بپرسید:
۱. لحظه تعیین‌کننده درون این گفت‌وگو چیست؟
۲. چطور طرف مقابل را برای پذیرش آن آماده کنم؟
۳. کدام سؤال، لحن یا زمینه‌سازی، موفقیت هر دو طرف را تضمین می‌کند؟
در گفت‌وگوهای مهم، منفعل نباشید و با قصد قبلی پیش بروید. اگر به دنبال تأثیرگذاری بیشتر هستید، نه‌تنها پیام، بلکه باید لحظۀ تأثیرگذاری خود را نیز تغییر دهید.
منبع: inc
